В базу данных вносится вся информация, содержащаяся в анкете, которую подают в консульство, а также цифровая фотография и отпечатки всех пальцев рук. Снятие отпечатков пальцев осуществляется с использованием электронной сканера.
Одной из ключевых задач Визовой информационной системы (БИС) является защита заявителей, обращающихся за получением шенгенской визы, от неправомерного использования их персональных данных путем мошенничества и подделки, а следовательно предотвращения случаев, когда добросовестные заявители оказываются в ситуации, когда им отказывают в выдаче виз.
Шенгенские визы, полученные до введения БИС (то есть до 23 июня 2015 года), остаются действительными. Таким образом, граждане смогут путешествовать в Шенгенскую зону с такими визами до окончания срока их действия.
Снятие оцифрованных отпечатков пальцев и оцифрованной фотографии потребуется при подаче заявки на получение шенгенской визы. В случае заявки на получение национальной визы в страны-члены ЕС требование о получении таких данных регулируется исключительно законодательством государств. При этом, если такие биометрические данные получаются в рамках оформления национальных виз, они не могут вноситься в базу данных БИС.
Снятие отпечатков пальцев будет осуществляться только при первой подаче заявки на получение шенгенской визы. В случае необходимости оформления следующей шенгенской визы (в течение 59 месяцев) снятие отпечатков пальцев не будет осуществляться. При этом отсчетом времени считается дата подачи заявки.
На лиц, на которых распространяется безвизовый режим въезда в Шенгенскую зону, действие БИС не распространяется. После выполнения плана действий по либерализации безвизового режима для Украины и введение безвизового режима для всех владельцев украинских биометрических паспортов они также не потребуют дополнительного прохождения процедуры идентификации в соответствии с требованиями БИС.
При подаче заявок на получение шенгенской визы через визовые центры снятия оцифрованных отпечатков пальцев будет осуществляться в этих визовых центрах. При этом страна-член, которая выдает визу, гарантирует и несет полную ответственность за сохранность этой информации и недопущение использования персональных данных украинских граждан в неправомерных целях.
Визовые центры будут выполнять функцию только снятия и передачи в консульские учреждения биометрической информации. Доступа к базе данных БИС они иметь не будут.
Использование БИС также позволит консульским учреждениям оперативно устанавливать правомерное использование аппликантами их предыдущих шенгенских виз, облегчает процедуру установления так называемого bona fide – статуса добросовестного путешествующего и выдачу многократных виз.