Как хранить документы в офисе: советы по организации рабочего пространства

Есть мнение, что для эффективной работы важны качество и быстрота ее выполнения. Частично это так. Не менее важна продуманная организация рабочего пространства в офисе. Для таких целей используются подставки для бумаг, папки, а также офисная мебель и специальные лотки. Они используются для хранения нужных документов, в частности архива и бумаг.

Чтобы вещи в офисе были упорядоченными, важно правильно организовать их хранение. Как это сделать, мы расскажем в этой статье.

С чего начать

Избавиться от ненужных вещей

Для начала следует избавиться от ненужных вещей, которые могут быть в рабочем столе, тумбах и шкафу. Выбросить следует все, что годами не используется, устарело и не приносит пользу. Это могут быть старые коробки для бумаг, непригодная для эксплуатации канцелярия (поломанные ручки, карандаши, неисправные ножницы), неактуальные документы.

Касательно последнего варианта лучше уточнить у начальства, которое может принять решение сдать старые, но нужные документы в архив. После такой чистки вы приятно удивитесь, сколько останется места для хранения документов в папках и офисной мебели.

Чтобы в дальнейшем не скапливались ненужные вещи, нужно раз в несколько месяцев делать генеральную уборку рабочего стола, тумбочек, полок и другой мебели. Чтобы было проще выкидывать ненужные вещи, поставьте рядом мусорное ведро.

Найти место для офисных мелочей

Для хранения нужных мелочей (скрепки, ручки, карандаши, ластик, стикеры и т. д.) предусмотрены специальные органайзеры, корзиночки, стаканы. Их вариации нужно выбирать в зависимости от вида и количества офисных мелочей.

Для тех, кто не любит хранить канцелярию на виду, можно купить варианты, подходящие для помещения в ящики и тумбы – решение для обстановки "минимализм". Альтернативный вариант – найти сподручное место на столе.

Документы и папки: организовываем правильное хранение

Главный источник захламления стола – бумаги. Чтобы их упорядочить, желательно завести папки или лотки для нужных файлов и бумаг. Это хорошая альтернатива изношенным коробкам. В одних из них можно хранить документацию, которая в работе, в других – документы, ожидающие обработки, а в третьих – для последующего помещения в архив.

Чтобы быстрее найти нужный документ, папки целесообразно подписывать в зависимости от их группы и предназначения. Лотки (папки) с подписью "Разное" делать нежелательно. Так как так с большой вероятностью в них будет скапливаться хлам.

Не нужно документам лежать без дела. Их следует сортировать по назначению, например, в лотки и рассматривать как задачи, которые нужно сделать.

Особенности папок

Для архива можно использовать картонные папки на завязках. На них, как правило, есть места для подписи. В стандартное картонное изделие можно поместить порядка 50 листов. Также они подходят для хранения документации в небольшом количестве. Папки-регистраторы практичны для ведения текущей документации, помещенной в файлы. Они не занимают много места и позволяют при поиске нужных файлов листать их, как книгу.

Папки на резинках – практичное решение для поездок с деловой документацией, а изделия с прижимом – отличный выбор для выступлений и презентаций.

Полезные советы по организации хранения документов

Для удобной организации пространства на работе предлагаем ознакомиться с полезными советами:

• Сортировка папок. Можно сортировать папки по темам и категориям, по алфавиту, годам или же использовать несколько перечисленных вариантов.
• Сделайте запас папок, чтобы их окончание не застало врасплох.
• Важные и свежие документы храните в зоне ближайшего доступа.
• Делайте копии важных бумаг для хранения их на компьютере.
• Не храните то, что больше не потребуется.

В интернет-магазине "B2B-Korall" можно купить эргономичные и качественные лотки, папки, архивные боксы, специальные коробки и другую канцелярию. Сервисом и качеством товаров остается довольным каждый клиент.